[Resenha] Faça tudo acontecer, de David Allen [GTD]

Como ser mais produtivo? Quais são os passos necessários para transformar idéias em realidade? Como se organizar melhor, tendo mais controle sobre suas ações, e, ao mesmo tempo, manter o foco naquilo que realmente lhe interessa, com base em seus valores e prioridades? Um elemento-chave para descobrir as respostas para tais perguntas é o livro de David Allen, “Faça tudo acontecer”, criador do método GTD – Getting Things Done (“a arte de fazer acontecer”).

Informações técnicas

Título: Faça tudo acontecer! Um método para realizar seus projetos pessoais e profissionais
Autor: David Allen
Número de páginas: 309
Editora: Gente Editora
Faixa de preço: R$58 a R$75

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David Allen define sua metodologia não como um simples “sistema de organização pessoal”, mas sim como uma “abordagem sistemática”. No livro não encontramos respostas sobre as perguntas que eu fiz no começo dessa resenha, mas sim abordagens confiáveis e executáveis para encontrá-las – afinal, cada pessoa tem um conceito próprio de produtividade, organização e até mesmo valores e prioridades (o que é prioridade para um pode não o ser para outro).

O sucesso do GTD se deve, em boa parte, ao fato de que os princípios centrais que giram em torno dele são extraídos de princípios universais, ou seja, do senso comum, de observações do cotidiano recolhidas e organizadas em uma abordagem que não seja “simplista demais”, e nem “complexa demais”, como o autor gosta de enfatizar. A metodologia é tanto aplicável para uma organização governamental que queira ser mais eficiente como para a elaboração de um jantar em casa. Outra coisa interessante extraída da leitura do livro é que ele desmistifica a dicotomia que as pessoas costumam fazer entre trabalho e vida pessoal, como se fossem coisas separadas e que devessem merecer tratamento distinto – a metodologia GTD aplica-se, com igual eficiência, para ambos os ditos “lados” da vida de uma pessoa, e nisso resido uma das chaves de seu êxito e ganho cada vez maior de adeptos ao redor do mundo inteiro.

Para fazer tudo funcionar são necessários dois ingredientes-chave: controle e perspectiva. Existem cinco estágios para adquirir controle, e seis horizontes de foco para o ganho de perspectiva, e cada um desses onze elementos tem seu próprio conjunto de ferramentas e comportamentos que levam ao ganho de eficiência. Saber integrá-los e usá-los cria a mais positiva experiência, segundo o autor.

Os cinco estágios para o controle do fluxo de trabalho

O primeiro passo para adquirir controle consiste em registrar tudo o que ocorra em seu pensamento, ou seja, tirar de sua mente algo que esteja interferindo em sua atenção, isolando-a para posterior análise. O registro é importante na medida em que permite concentrar nossa energia mental em coisas que realmente são importantes, eliminando distrações ao transportá-las para outro lugar, com o registro, seja em papel, seja em software, ou qualquer outro elemento físico.

O segundo estágio é o do esclarecimento, em que se foca a sua atenção naquilo que tem a sua atenção. Você faz um processamento dos assuntos que foram registrados, tomando as atitudes apropriadas em relação a eles.

Em seguida, vem o ato de organizar, que nada mais é do que fazer com que as coisas estejam de acordo com o que elas significam para você. Aqui, David Allen estabelece diversas categorias de organização, de forma tão simples quanto possível, mas não simplista.

O quarto estágio do controle consiste na reflexão de seu sistema, que tem a dupla função de atualizar seu conteúdo, e fornecer uma perspectiva confiável, a fim de que haja uma revisão constante dos dados do sistema para renová-los para coincidi-los com a realidade atual.

A derradeira etapa é o fazer propriamente dito, desdobrado em três possíveis caminhos: fazer imediatamente as ações que pode realizar por si mesmo, em menos de dois minutos, delegar outros itens exequíveis a outra pessoa, ou simplesmente adiar.

Trabalhando com os seis horizontes de foco, para adquirir perspectiva

Uma vez adquirido o controle das coisas, por meio dos cinco estágios antes referidos, agora o livro desenvolve os seis horizontes de foco, visando ao ganho de perspectiva. Esse eixo da abordagem GTD faz uma interessante analogia com as altitudes, onde as tarefas mais mundanas correspondem à decolagem, e seus princípios e valores encontram-se na altitude mais elevada (15 mil metros de altitude).

O primeiro horizonte de foco para aquisição de perspectiva consiste em envolvimento/ações: essa categoria envolve todas as ações físicas e visíveis que você precisa executar. É também nesse ponto que controle e perspectiva se encontram.

A 3 mil metros de altitude encontramos o segundo horizonte de foco: projetos. O que é preciso concluir? Para ser cumprido, é preciso executar várias ações. Aqui, David Allen enfatiza a importância das revisões, sobretudo a da revisão semanal. Os projetos são tarefas a serem concluídas.

O terceiro horizonte de foco encontra-se a 6 mil metros de altitude: áreas de foco/responsabilidade. À medida em que se avança na altitude, as coisas vão ficando mais abstratas, e, aqui, a pergunta central é: “o que eu preciso manter?”. Exemplos de conteúdos a 6 mil metros são: finanças, família, recreação (em nível pessoal), serviços ao cliente, pesquisa e controle de qualidade (na área de trabalho). Ao contrário dos projetos, as áreas de foco não são destinadas a serem concluídas, mas sim atuam como marcadores para suas áreas de vida e de trabalho, não dispensando, portanto, revisões regulares, embora de um modo menos frequente que no horizonte de projetos.

A perspectiva a 9 mil metros de altitude corresponde ao horizonte de metas e objetivos: o que eu quero alcançar? Qualquer projeto que possa levar mais do que um ano para terminar deve ser colocado nessa categoria, sendo resultados que podem ser alcançados e assinalados como “concluídos”. Exemplos: ficar sem dívidas, correr uma maratona etc.

O quinto horizonte de foco, a 12 mil metros de altitude, consiste na visão, que, em termos simples, nada mais é do que responder a seguinte pergunta: quais são suas metas de longo prazo – metas que avançam mais do que dois anos? De acordo com Allen, a chave para esse horizonte de foco não é o futuro que elas descrevem, mas sim a mudança que elas provocam hoje.

Finalmente, a perspectiva em último estágio – 15 mil metros de altitude – reside nos propósitos e princípios. Os propósitos tanto podem se referir à meta final, como à essência de algo – sua razão de ser. Já os princípios são os valores que você sustenta para a determinação de suas prioridades.

No mundo real…

O grande barato do livro é que, apesar da profunda descrição dos estágios para obtenção de controle e perspectiva, o autor continuamente nos alerta que, no mundo real, sempre nos deparamos com mudanças, fatos e situações que podem nos fazer – e muitas vezes nos fazem – perder, ainda que momentaneamente, o foco e a perspectiva. Desse modo, ter as coisas organizadas e alinhadas com seus objetivos não significa manter tudo em perfeita ordem e harmonia (ainda mais em um mundo de constante mudanças como o que vivemos hoje), mas sim ter familiaridade com o uso desse roteiro sobre aspectos horizontais e verticais da experiência, a ponto de sempre ser capaz de se reorientar quando as coisas estiverem fugindo – ou do controle, ou da perspectiva, ou de ambos.

Paralelamente, são fornecidas dicas práticas de truques e ferramentas para fazer seu sistema funcionar, tanto na parte física (por exemplo, uso de agendas, blocos de anotações, papel e caneta etc.), quanto na parte mental (principalmente na questão de prestar atenção naquilo que tem sua atenção). O convite do autor é para que o leitor teste os princípios contidos no livro, pois, quando executados de uma forma prática, permitem às pessoas ficarem mais leve a respeito de seu trabalho, e também ao resto de sua vida.

Para quem lê os princípios do GTD pela primeira vez

Cabe aqui fazer algumas observações. Quem é iniciante na metodologia GTD, ou mesmo que ainda não teve o hábito de organizar suas coisas e projetos pessoais, a leitura do livro exige uma certa dose de paciência e reflexão, uma vez que, apesar de procurar tornar os princípios centrais do GTD os mais simples e fáceis de serem entendidos, existe um rigor metodológico que o torna, pelo menos à primeira vista, aparentemente complexo.

Por isso, defino o “Faça tudo acontecer” mais como um livro de consulta e referência, que precisa ser lido e relido várias vezes e em diferentes momentos, para absorção de seus ensinamentos, do que um livro de “uma leitura só”.

Algumas das lições do livro podem ser postas imediatamente em prática (como colocar um bloco de anotações e caneta do lado de um telefone, coisa, aliás, que acabei de fazer ), já outros exigem mais tempo de reflexão para serem absorvidos (como a definição de projetos e mesmo visões).

É como todo e qualquer novo processo de aprendizagem: exatamente por se tratar de um processo, os ensinamentos não podem ser todos absorvidos da noite para o dia, exigindo um interessante trabalho de amadurecimento e experimentação, ao longo de uma jornada.

Conclusão

Esse é um dos melhores livros que já li, não somente porque fornece um conjunto de orientações fáceis de serem implementadas na prática, mas também porque tais orientações são extraídas daquilo que se vê, se faz e se pratica no dia-a-dia, mas que ainda não estavam sedimentadas e estruturadas em uma abordagem sistematizada e integrada em todos os seus níveis e estruturas.

Uma das mensagens centrais do sistema GTD, e abordada de modo recorrente ao longo do livro, é prestar atenção naquilo que chama a sua atenção, de modo a trabalhar melhor os pensamentos que estão em sua mente, e fazê-la trabalhar como água (“mind like a water”).

As regras práticas (como a de fazer algo em 2 minutos, se é possível tal fato) convivem lado a lado com questões mais profundas (como a de trabalhar com o significado das informações, e não das informações em si mesmas), provocando no leitor uma série de reflexões sobre o seu próprio comportamento diante de seus afazeres diários.

Outra coisa que o livro destaca – e que acaba se confirmando durante a leitura – é que a dicotomia vida pessoal vs. vida profissional não passa de um falso dilema, na medida em que, para ser bem-sucedido em nosso bem-estar e saúde pessoal, são necessários muitos comportamentos semelhantes aos dos negócios. Na verdade, ambos são a mesma coisa quando descem ao nível dos princípios - e esse é um conceito que vai sendo amadurecido ao longo das explicações sobre os cinco estágios para obtenção de foco e dos seis horizontes para a aquisição de perspectiva.

Leitura recomendada e aprovada!

É isso aí!

Um grande abraço, e que Deus lhes abençoe!

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