[Resenha] Faça tudo acontecer, de David Allen [GTD]

Como ser mais produtivo? Quais são os passos necessários para transformar idéias em realidade? Como se organizar melhor, tendo mais controle sobre suas ações, e, ao mesmo tempo, manter o foco naquilo que realmente lhe interessa, com base em seus valores e prioridades? Um elemento-chave para descobrir as respostas para tais perguntas é o livro de David Allen, “Faça tudo acontecer”, criador do método GTD – Getting Things Done (“a arte de fazer acontecer”).

Informações técnicas

Título: Faça tudo acontecer! Um método para realizar seus projetos pessoais e profissionais
Autor: David Allen
Número de páginas: 309
Editora: Gente Editora
Faixa de preço: R$58 a R$75

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David Allen define sua metodologia não como um simples “sistema de organização pessoal”, mas sim como uma “abordagem sistemática”. No livro não encontramos respostas sobre as perguntas que eu fiz no começo dessa resenha, mas sim abordagens confiáveis e executáveis para encontrá-las – afinal, cada pessoa tem um conceito próprio de produtividade, organização e até mesmo valores e prioridades (o que é prioridade para um pode não o ser para outro).

O sucesso do GTD se deve, em boa parte, ao fato de que os princípios centrais que giram em torno dele são extraídos de princípios universais, ou seja, do senso comum, de observações do cotidiano recolhidas e organizadas em uma abordagem que não seja “simplista demais”, e nem “complexa demais”, como o autor gosta de enfatizar. A metodologia é tanto aplicável para uma organização governamental que queira ser mais eficiente como para a elaboração de um jantar em casa. Outra coisa interessante extraída da leitura do livro é que ele desmistifica a dicotomia que as pessoas costumam fazer entre trabalho e vida pessoal, como se fossem coisas separadas e que devessem merecer tratamento distinto – a metodologia GTD aplica-se, com igual eficiência, para ambos os ditos “lados” da vida de uma pessoa, e nisso resido uma das chaves de seu êxito e ganho cada vez maior de adeptos ao redor do mundo inteiro.

Para fazer tudo funcionar são necessários dois ingredientes-chave: controle e perspectiva. Existem cinco estágios para adquirir controle, e seis horizontes de foco para o ganho de perspectiva, e cada um desses onze elementos tem seu próprio conjunto de ferramentas e comportamentos que levam ao ganho de eficiência. Saber integrá-los e usá-los cria a mais positiva experiência, segundo o autor.

Os cinco estágios para o controle do fluxo de trabalho

O primeiro passo para adquirir controle consiste em registrar tudo o que ocorra em seu pensamento, ou seja, tirar de sua mente algo que esteja interferindo em sua atenção, isolando-a para posterior análise. O registro é importante na medida em que permite concentrar nossa energia mental em coisas que realmente são importantes, eliminando distrações ao transportá-las para outro lugar, com o registro, seja em papel, seja em software, ou qualquer outro elemento físico.

O segundo estágio é o do esclarecimento, em que se foca a sua atenção naquilo que tem a sua atenção. Você faz um processamento dos assuntos que foram registrados, tomando as atitudes apropriadas em relação a eles.

Em seguida, vem o ato de organizar, que nada mais é do que fazer com que as coisas estejam de acordo com o que elas significam para você. Aqui, David Allen estabelece diversas categorias de organização, de forma tão simples quanto possível, mas não simplista.

O quarto estágio do controle consiste na reflexão de seu sistema, que tem a dupla função de atualizar seu conteúdo, e fornecer uma perspectiva confiável, a fim de que haja uma revisão constante dos dados do sistema para renová-los para coincidi-los com a realidade atual.

A derradeira etapa é o fazer propriamente dito, desdobrado em três possíveis caminhos: fazer imediatamente as ações que pode realizar por si mesmo, em menos de dois minutos, delegar outros itens exequíveis a outra pessoa, ou simplesmente adiar.

Trabalhando com os seis horizontes de foco, para adquirir perspectiva

Uma vez adquirido o controle das coisas, por meio dos cinco estágios antes referidos, agora o livro desenvolve os seis horizontes de foco, visando ao ganho de perspectiva. Esse eixo da abordagem GTD faz uma interessante analogia com as altitudes, onde as tarefas mais mundanas correspondem à decolagem, e seus princípios e valores encontram-se na altitude mais elevada (15 mil metros de altitude).

O primeiro horizonte de foco para aquisição de perspectiva consiste em envolvimento/ações: essa categoria envolve todas as ações físicas e visíveis que você precisa executar. É também nesse ponto que controle e perspectiva se encontram.

A 3 mil metros de altitude encontramos o segundo horizonte de foco: projetos. O que é preciso concluir? Para ser cumprido, é preciso executar várias ações. Aqui, David Allen enfatiza a importância das revisões, sobretudo a da revisão semanal. Os projetos são tarefas a serem concluídas.

O terceiro horizonte de foco encontra-se a 6 mil metros de altitude: áreas de foco/responsabilidade. À medida em que se avança na altitude, as coisas vão ficando mais abstratas, e, aqui, a pergunta central é: “o que eu preciso manter?”. Exemplos de conteúdos a 6 mil metros são: finanças, família, recreação (em nível pessoal), serviços ao cliente, pesquisa e controle de qualidade (na área de trabalho). Ao contrário dos projetos, as áreas de foco não são destinadas a serem concluídas, mas sim atuam como marcadores para suas áreas de vida e de trabalho, não dispensando, portanto, revisões regulares, embora de um modo menos frequente que no horizonte de projetos.

A perspectiva a 9 mil metros de altitude corresponde ao horizonte de metas e objetivos: o que eu quero alcançar? Qualquer projeto que possa levar mais do que um ano para terminar deve ser colocado nessa categoria, sendo resultados que podem ser alcançados e assinalados como “concluídos”. Exemplos: ficar sem dívidas, correr uma maratona etc.

O quinto horizonte de foco, a 12 mil metros de altitude, consiste na visão, que, em termos simples, nada mais é do que responder a seguinte pergunta: quais são suas metas de longo prazo – metas que avançam mais do que dois anos? De acordo com Allen, a chave para esse horizonte de foco não é o futuro que elas descrevem, mas sim a mudança que elas provocam hoje.

Finalmente, a perspectiva em último estágio – 15 mil metros de altitude – reside nos propósitos e princípios. Os propósitos tanto podem se referir à meta final, como à essência de algo – sua razão de ser. Já os princípios são os valores que você sustenta para a determinação de suas prioridades.

No mundo real…

O grande barato do livro é que, apesar da profunda descrição dos estágios para obtenção de controle e perspectiva, o autor continuamente nos alerta que, no mundo real, sempre nos deparamos com mudanças, fatos e situações que podem nos fazer – e muitas vezes nos fazem – perder, ainda que momentaneamente, o foco e a perspectiva. Desse modo, ter as coisas organizadas e alinhadas com seus objetivos não significa manter tudo em perfeita ordem e harmonia (ainda mais em um mundo de constante mudanças como o que vivemos hoje), mas sim ter familiaridade com o uso desse roteiro sobre aspectos horizontais e verticais da experiência, a ponto de sempre ser capaz de se reorientar quando as coisas estiverem fugindo – ou do controle, ou da perspectiva, ou de ambos.

Paralelamente, são fornecidas dicas práticas de truques e ferramentas para fazer seu sistema funcionar, tanto na parte física (por exemplo, uso de agendas, blocos de anotações, papel e caneta etc.), quanto na parte mental (principalmente na questão de prestar atenção naquilo que tem sua atenção). O convite do autor é para que o leitor teste os princípios contidos no livro, pois, quando executados de uma forma prática, permitem às pessoas ficarem mais leve a respeito de seu trabalho, e também ao resto de sua vida.

Para quem lê os princípios do GTD pela primeira vez

Cabe aqui fazer algumas observações. Quem é iniciante na metodologia GTD, ou mesmo que ainda não teve o hábito de organizar suas coisas e projetos pessoais, a leitura do livro exige uma certa dose de paciência e reflexão, uma vez que, apesar de procurar tornar os princípios centrais do GTD os mais simples e fáceis de serem entendidos, existe um rigor metodológico que o torna, pelo menos à primeira vista, aparentemente complexo.

Por isso, defino o “Faça tudo acontecer” mais como um livro de consulta e referência, que precisa ser lido e relido várias vezes e em diferentes momentos, para absorção de seus ensinamentos, do que um livro de “uma leitura só”.

Algumas das lições do livro podem ser postas imediatamente em prática (como colocar um bloco de anotações e caneta do lado de um telefone, coisa, aliás, que acabei de fazer :)), já outros exigem mais tempo de reflexão para serem absorvidos (como a definição de projetos e mesmo visões).

É como todo e qualquer novo processo de aprendizagem: exatamente por se tratar de um processo, os ensinamentos não podem ser todos absorvidos da noite para o dia, exigindo um interessante trabalho de amadurecimento e experimentação, ao longo de uma jornada.

Conclusão

Esse é um dos melhores livros que já li, não somente porque fornece um conjunto de orientações fáceis de serem implementadas na prática, mas também porque tais orientações são extraídas daquilo que se vê, se faz e se pratica no dia-a-dia, mas que ainda não estavam sedimentadas e estruturadas em uma abordagem sistematizada e integrada em todos os seus níveis e estruturas.

Uma das mensagens centrais do sistema GTD, e abordada de modo recorrente ao longo do livro, é prestar atenção naquilo que chama a sua atenção, de modo a trabalhar melhor os pensamentos que estão em sua mente, e fazê-la trabalhar como água (“mind like a water”).

As regras práticas (como a de fazer algo em 2 minutos, se é possível tal fato) convivem lado a lado com questões mais profundas (como a de trabalhar com o significado das informações, e não das informações em si mesmas), provocando no leitor uma série de reflexões sobre o seu próprio comportamento diante de seus afazeres diários.

Outra coisa que o livro destaca – e que acaba se confirmando durante a leitura – é que a dicotomia vida pessoal vs. vida profissional não passa de um falso dilema, na medida em que, para ser bem-sucedido em nosso bem-estar e saúde pessoal, são necessários muitos comportamentos semelhantes aos dos negócios. Na verdade, ambos são a mesma coisa quando descem ao nível dos princípios – e esse é um conceito que vai sendo amadurecido ao longo das explicações sobre os cinco estágios para obtenção de foco e dos seis horizontes para a aquisição de perspectiva.

Leitura recomendada e aprovada! 😀

É isso aí!

Um grande abraço, e que Deus lhes abençoe!

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41 Responses to [Resenha] Faça tudo acontecer, de David Allen [GTD]

  1. Henrique Carvalho 11 de janeiro de 2010 at 11:45 #

    Parabéns pela resenha Hotmar! Ficou muito boa!

    E pelo que percebi você devorou este livro não é mesmo?! rs

    Esse assunto me interessa bastante. Espero que possa falar mais sobre sempre que for possível aqui no blog.

    Grande Abraço!

  2. hotmar 11 de janeiro de 2010 at 12:50 #

    Ôpa, valeu Henrique!

    Sim, gosto bastante de fazer anotações e marcações com caneta marca-texto nos livros q leio, para fixar melhor as idéias e assim aproveitar melhor o conteúdo dos livros!

    À medida em q avançava na leitura do livro, surgiam idéias e mais idéias sobre temas q pretendo tratar aqui no blog. Realmente, prestar atenção naquilo q interfere em sua atenção faz bastante diferença para uma análise da mente. 🙂

    É isso aí!
    Um grande abraço, e que Deus lhes abençoe!

  3. Grace 11 de janeiro de 2010 at 13:12 #

    Você acha que quem já leu Getting Things Done vale a pena comprar este livro? Ou o David só escreveu mais do mesmo? 🙂

    Estou pra comprar este mas vateu a dúvida.. muito do que você descreveu eu já tinha lido do “A Arte de Fazer Acontecer” também do David Allen.

  4. hotmar 11 de janeiro de 2010 at 15:49 #

    Grace, o autor faz algumas revisões no método, como, por exemplo, utilizar o termo “esclarecer” ao invés de “processar” (segunda etapa para aquisição de controle), mas acredito que a essência dos princípios (e da metodologia) foi mantida.

    Como esse livro é um manual de consulta, se vc já se sente bem usando como referência o primeiro livro, pode não haver a necessidade de ler essa segunda obra. 😉

    É isso aí!
    Um grande abraço, e que Deus lhes abençoe!

  5. hotmar 7 de fevereiro de 2010 at 18:03 #

    Bom, depois de concluir a leitura do “A arte de fazer acontecer”, minha recomendação veemente é: leiam o novo livro resenhado nesse tópico. Ele amplia o campo de visão, especialmente ao fazer um detalhamento dos seis horizontes de foco, item que foi descrito apenas de relance no “A arte de fazer acontecer”. 🙂

    É isso aí!
    Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

  6. Fabiano 24 de fevereiro de 2010 at 17:08 #

    Olá a todos.
    Quem já leu este livro e o livro 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes ?
    Respondam-me o seguinte: um não é “cópia” do outro ?
    Eu li os 7 Hábitos e lendo esta resenha fiquei com esta impressão, de que é a mesma coisa.
    Estou enganado ?

  7. hotmar 24 de fevereiro de 2010 at 18:37 #

    Fabiano, li uma matéria sobre o David Allen, cujo um dos pontos debatidos foi justamente a comparação que a mídia costuma fazer entre o Allen e o Stephen. São produtos parecidos no propósito, de elevar a produtividade das pessoas, entretanto, o grande diferencial da metodologia do Allen, segundo ele próprio explana, é que sua abordagem não fica somente na explicação dos valores, princípios, metas: ele desce ao nível das ações físicas para justificar uma das bases de sua metodologia, e nesse ponto é que ele consegue ter o diferencial: de fornecer instruções no campo da “decolagem”, por assim assim dizer, ao invés de ficar abordando coisas a 10 mil metros de altitude.

    Isso são as palavras do próprio Allen. Não conheço o livro do Stephen, mas acredito que existem sim diferenças positivas em favor da metodologia GTD.

    É isso aí!
    Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

  8. Elvis 26 de fevereiro de 2010 at 11:01 #

    Olá! Seria legal se você desse um exemplo prático utilizando todos os estágios, acho que assim seria mais fácil de assimilar… Abraço!

  9. Vanderlei Framil Melo 26 de fevereiro de 2010 at 14:46 #

    Olá, hotmar, sua resenha realmente dá vontade de ler este livro, baseando-nos no que lemos em sua resenha o que importa é lermos mais de uma vez, tendo mais entendimento quanto aos objetivos, eis o livro certo! Parabéns pela resenha…

  10. Raquel 28 de fevereiro de 2010 at 22:54 #

    Adorei a resenha! Estou muito interessada no livro; acredito que muitas pessoas precisam de orientação para caminhar e evoluir em suas vidas, tanto no campo profissional quanto no pessoal, e eu sou uma delas.
    Parabéns pelo blog. Um abraço.

  11. hotmar 3 de março de 2010 at 20:01 #

    Elvis, em breve darei exemplos práticos sobre como proceder em cada um desses estágios! 😉

    Vanderlei, obrigado pelos comentários! 🙂

    Raquel, obrigado pelas palavras! 😀

    É isso aí!
    Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

  12. Jane 24 de março de 2010 at 12:46 #

    Estou iniciando a leitura do Getting Things Done, e adorei este post!!! Abraços!!!

  13. hotmar 24 de março de 2010 at 17:52 #

    Brigadão, Jane! 😀

    É isso aí!
    Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

  14. Cláudia Spacassassi Silva 23 de abril de 2010 at 19:50 #

    Hotmar, Boa Noite!
    Participei de um concurso num BLOG e acabei de ganhar este livro.
    Procurei sites que descrevessem um pouco sobre e encontrei esta sua resenha.
    Me motivou ainda mais, gostei muitíssimo e você escreve muito bem também.

    Ajudou bastante!
    Grata pela atenção e que Deus abençoe a todos nós!
    Clau.

  15. hotmar 24 de abril de 2010 at 10:36 #

    Obrigado pelos comentários, Cláudia! 😀

    E boa leitura pra vc!

    É isso aí!
    Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

  16. Daniel Bolgheroni 4 de agosto de 2010 at 15:34 #

    Oi,

    por se tratar de uma resenha escrita há alguns meses, eu nem ia comentar, até porque não sei se lê os comentários de artigos antigos. Mudei de idéia porque escreveu que esse é um dos melhores livros que já leu.

    Um livro que é muito interessante e que, de certa forma, é uma contraposição ao livro de David Allen, se chama “Uma Bagunça Perfeita”. É um manifesto à idéia geral de que a vida precisa ser parametrizada, organizada, regulamentada em todos os seus sentidos, e de que precisamos de um “manual” sobre como viver da “maneira correta”. O livro também apresenta diversos exemplos de pessoas extremamente bem sucedidas (empresários, cientistas, políticos) que tem, ao contrário da vida de manual proposta pelo autor do livro que resenhou, uma vida desorganizada.

    Talvez mude um pouco a idéia de que o livro de David Allen deve ser lido diversas vezes.

  17. Guilherme 5 de agosto de 2010 at 8:09 #

    Daniel, vale a pena comentar de novo! 😀 Eu leio todos os comentários, ainda que sejam realizados em posts antigos.

    A dinâmica do blog não é igual à dinâmica de um fórum, onde posts movimentados sempre têm um “up”, mas aqui quem faz os posts antigos terem um “up” são justamente os comentários dos leitores!

    Olha eu gostei do título desse livro “Uma bagunça perfeita”. Vou ver se consigo encontrá-lo para ler e, quem sabe até, publicar uma resenha por aqui.

    É isso aí!
    Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

  18. EvertonRic 14 de novembro de 2010 at 16:07 #

    “In a world full of shame and regret, do something to be proud of” Autor desconhecido , li em algum lugar na Irlanda, ou seja , faça alguma coisa que se orgulhe, faça acontecer,não fique esperando sentado e ou pior ainda de braços cruzados…
    Parabéns pela resenha Guilherme, pretendo ler o livro
    Forte abraço

  19. Guilherme 15 de novembro de 2010 at 11:56 #

    Legal a frase, Everton!

    É isso aí!
    Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

  20. Margareth 6 de janeiro de 2011 at 15:34 #

    Simplismente necessário para que possamos nos organizar e dar continuidade aos nossos planos e para a nossa vida.

    SIMPLIMENTE…………….PARABÉNS!!!!!!!!!!!!!!!!!E MUITO OBRIGADA

    Que Deus o ilumine sempre
    Margareth Bistene

  21. Guilherme 6 de janeiro de 2011 at 22:25 #

    Legal, Margareth, valeu!

    É isso aí!
    Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

  22. hersh 21 de fevereiro de 2011 at 19:57 #

    pessoal: aonde voces estavam escondidos? As informaçoes resenhas comentarios enfim tudo é 10 super parabens.Ganhei o livro ‘Faça tudo acontecer” mas eu ja havia comprado este livro.alguem gostaria de trocar pelo livro “arte de fazer acontecer”
    ou se alguem quiser vender tambem aceito. Que D´US os proteja
    hersh

  23. Carlos Alan 3 de outubro de 2012 at 20:16 #

    Guilherme,

    Você poderia me tirar uma dúvida? obrigado

    Estou afim de ler os livros (Faça tudo acontecer)(A arte de fazer acontecer) e (Gerencie sua mente, não seu tempo).

    Da pra perceber que estou um pouco desesperado para organizar minha vida pessoal e profissional? hahaha

    O que eu gostaria de saber é em qual a ordem eu deveria ler.. (Faça tudo acontecer) e depois (A arte de fazer acontecer) ou vice-versa?

    Vlw

    • Guilherme 6 de outubro de 2012 at 8:32 #

      Olá Carlos,

      Você pode seguir a minha sequência:

      1) Faça tudo acontecer;
      2) A arte de fazer acontecer;
      3) Gerencie sua mente, não seu tempo.

      É isso aí!
      Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

      • Marco 20 de maio de 2013 at 12:31 #

        Olá Guilherme,
        Ja faz umas semanas que estou tentando penetrar no assunto de gerenciamento do tempo ( ou energia..)

        Porem não encontro livros do assunto para comprar, até achei o Envolvimento Total ,Tony Schwartz e Jim Loehr mas em versão em Ingles na internet.
        Mas tbm estou interessado nos livros de David Allen.

        O que eu gostaria de pedir é sua orientação para imergir nesta área, pelo menos a ordem que eu deveria ler estes ou outros livros. Obrigado!
        Um grande abraço!

        • Marco 20 de maio de 2013 at 12:49 #

          Um livro que eu encontro para vender pela internet do autor Tony Schartz é :
          ” Não Trabalhe Muito, Trabalhe Certo! – Corpo, Mente, Emoção e Espírito – Como Equilibrar as 4 Forças Que Aumentam a Performance Pessoal e Profissional ” . Será que pode ser subistituído pelo Envolvimento total ?

          Obrigado!

          • Guilherme 23 de maio de 2013 at 17:34 #

            Oi Marco.

            O novo livro do Tony, “Trabalhe certo!, é excelente! Recomendo muito!

            Abç!

  24. Alice Désirée 12 de fevereiro de 2014 at 10:39 #

    Esse livro é igual ao “A Arte de Fazer Acontecer”?

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