Resenha: Gerencie sua mente, não seu tempo, de David Allen [GTD]

Uma das tarefas mais desafiadoras na sociedade atual consiste em aumentar a produtividade com os nossos limitados recursos de tempo. E a chave para conseguir êxito em nossas ações, a fim de atingir os resultados propostos, passa necessariamente pelo gerenciamento adequado de nossa mente. É aquilo que fazemos com nossa mente que define o que conseguiremos alcançar. Essa é, em síntese, a mensagem central desse livro de David Allen, que apresenta 52 princípios do código da produtividade, que resumem, numa abordagem de cunho mais filosófico, sua metodologia GTD.

David Allen é um dos autores que tiveram a maior quantidade de livros resenhados aqui no site. Já resenhamos os livros Faça tudo acontecer, e A arte de fazer acontecer. E, agora, para quem gosta da metodologia GTD, e se sente confortável com ela, explanaremos aqui o que vem a ser o conteúdo desse livro. 😀

Informações técnicas

Título: Gerencie sua mente, não seu tempo

Autor: David Allen

Número de páginas: 198

Editora: Landscape

Preço médio: R$ 28

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Parte I: Prepare sua mente para a criatividade

O alvo dessa primeira parte é a finalização, ou seja, como completar as tarefas inacabadas. Nesses 13 primeiros capítulos (ou princípios) da obra, Allen reforça a importância de se livrar de atividades que não foram concluídas. É preciso concluí-las para que se possa avançar num novo nível de responsabilidades. Nesse sentido, a máxima produtividade consiste em fazer com que as coisas aconteçam com o mínimo de esforço possível – e muitas vezes se consegue isso simplesmente limpando a bagunça.

Uma melhor visão da realidade atual não só reduz a confusão, como também permite gerenciar melhor o fluxo de trabalho, incluindo os compromissos que precisam ser realizados para que se estabeleça qual é a próxima ação a ser realizada.

Finalizar as tarefas, no final das contas, libera energia para novos compromissos, tornando as coisas mais fáceis de serem gerenciadas. Uma das melhores maneiras de fazer isso é tirar as coisas da mente, pois, se está na mente, é provável que não esteja concluído, gerando estresse e preocupação.

Portanto, tirar as coisas da mente permite a criação de espaços para a criatividade ser exercitada.

Parte II: Foco produtivo

A área do comportamento produtivo aqui tratada é o foco. Assim, os treze princípios aqui abordados dizem respeito a como ter melhor concentração, a fim de atingir níveis mais elevados de produtividade. Allen destaca que devemos ter um novo ponto-de-vista, uma mudança de visão, para fazer algo ser mais rápido, melhor e com uso mais eficiente dos recursos. Essa frase do livro resume muito bem essa ideia (p. 71):

“Não são os acontecimentos de seu mundo que são bons ou ruins. O mundo simplesmente é desse jeito. O que faz a diferença é o modo como você se envolve nele”.

Limpar a mente concluindo as tarefas inacabadas (desafio tratado no capítulo anterior), permite clarear os objetivos. E, quanto mais claros são os objetivos, mais expansiva será a criatividade desencadeada, e, portanto, maiores as chances de realizá-los.

Para cumprir os compromissos com a máxima qualidade, é necessário ter a intenção de fazer o melhor possível em tudo que você estiver realizando. Não se trata de ser o melhor, mas sim de fazer o melhor. O valor das metas futuras não reside na imagem do futuro que se cria na mente, mas sim na mudança que elas provocam no presente. Aliás, esse princípio foi a fonte de inspiração para a elaboração de um artigo para o Dinheirama, intitulado O grande segredo de ter metas financeiras.

Parte III: Crie estruturas que funcionam

Não existe conteúdo sem forma, e forma, ou seja, estrutura, é o ponto principal dos treze princípios abordados nessa terceira parte.  Ter sistemas que funcionem, formas que deem vazão à criatividade, em suma, ser organizado, é um dos requisitos básicos para fazer as coisas acontecerem.

Allen enfatiza a importância de se criar o hábito da revisão semanal, ou seja, manter-se atualizado da captação, do processamento e da organização das informações, como forma de se manter o controle das coisas, e de modo que isso se torne um estilo de vida, e não uma experiência isolada.

Os sistemas devem ser construídos de forma que se tenha o mínimo de consciência sobre eles. Ou seja, quanto menos atenção se dispensa a eles, mais funcionais eles – os sistemas – serão. Cada um deve criar a sua própria rotina de fluxo de trabalho, pois o que se ajusta a um não necessariamente será o melhor para outro.

Uma estrutura de trabalho funcional irá, com frequência, disparar o foco e esse, por sua vez, estimulará a intenção, que, de seu turno, produzirá energia e conteúdo criativos.

Além do poder da revisão semanal, destaca-se também a função da criação de uma lista de projetos, para manter o controle relaxado na vida e no trabalho diários.

Parte IV: Relaxe e mexa-se

A área do comportamento produtivo aqui abordada é justamente a ação. Você é responsável pelos resultados que conseguiu obter, portanto, se quiser algo diferente e melhor, deve escolher novas diretrizes de ação em sua vida. Às vezes, quando se tem tudo sob o controle, a próxima ação pode consistir simplesmente em seguir a intuição. Nesse sentido, é esclarecedora essa passagem do livro (p. 158):

“Então, como podemos saber, com certeza, qual a próxima ação a realizar? Prepare-se para o pior, imagine o melhor, e atire no meio. ‘Prepare-se para o pior’ significa finalizar as tarefas inacabadas e não ficar vulnerável à autodegradação de compromissos não esclarecidos e ainda sem renegociação. ‘Imagine o melhor’ significa manter-se focado nas energias e nos resultados mais positivos possíveis. ‘Atire no meio’ significa pule”.

Como temos que lidar com tarefas em diferentes áreas de nossa vida (familiar, trabalho, diversão etc.), é preciso também ter um gerenciamento de múltiplos níveis, e saber exatamente onde nos encontramos em cada um desses níveis.

Como diz o título dessa parte do livro, com estresse não se consegue muita coisa. É necessário relaxar, para estar focado naquilo que está diante de você, e agir da maneira apropriada que o caso requer. Fizemos um estudo sobre o poder negativo de situações emocionais negativas no campo das finanças há algumas semanas, com o título Vencendo a entropia psíquica ao lidar com suas finanças.

Trata-se, em suma, de ter liberdade e poder, não só de se preparar para o melhor, mas também para o pior. As metas de longo prazo são importantes, mas para realizá-las, torna-se indispensável realizar pequenos atos no dia-a-dia que nos façam conduzir à realização daquelas metas maiores. Em outras palavras, são as pequenas coisas, feitas de modo constante, que criam o maior impacto. E isso não só nas atitudes positivas, mas também nas atitudes e comportamentos negativos, os quais, se também realizados de forma constante, têm o poder de criar consequências negativas indesejáveis.

Para realizar as atividades com resultados positivos, temos que ter um entusiasmo interno constante, e saber que às vezes é preciso dar um passo para trás se quisermos dar dois passos para frente e avançar na nossa jornada nessa vida.

Parte V – Lembre-se dos fundamentos

Essa parte contém um pequeno resumo da abordagem GTD, incluindo: as cinco fases do controle do fluxo de trabalho (coletar, processar, organizar, revisar e fazer), o diagrama do processamento e organização do fluxo de trabalho, o modelo do planejamento natural e, por fim, orientações práticas para criar e manter o hábito da revisão semanal.

Conclusão

Para saber se o livro será proveitoso ou não, você primeiro precisa se perguntar se a metodologia GTD alterou sua forma de trabalhar as coisas. Se você não gosta ou não gostou dessa abordagem de trabalho, então esse livro pouco terá de utilidade para o seu dia-a-dia.

Por outro lado, se você incorporou em seu dia-a-dia os princípios do GTD, ainda que de modo parcial, como a regra dos dois minutos, explicada no site tempos atrás,  então esse livro será um ótimo complemento para você consolidar os conceitos explanados nos dois livros anteriores, A arte de fazer acontecer e Faça tudo acontecer.

De qualquer forma, recomendo o “Gerencie sua mente, não seu tempo” apenas depois da leitura de algum dos dois livros anteriores citados, pois a metodologia GTD está explicada de forma “mais solta” na obra aqui resenhada. É melhor primeiro ter uma visão sistemática do sistema, para depois partir para a leitura desse livro.

Tendo essa estrutura como programa, a leitura dessa obra terá muito proveito. 😉

É isso aí!

Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

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7 Responses to Resenha: Gerencie sua mente, não seu tempo, de David Allen [GTD]

  1. Rosana 2 de março de 2014 at 12:11 #

    Muito boa a sua resenha, Guilherme!
    Eu conheci a metodologia GTD aqui no Valores Reais e gostei muito do que li até agora sobre o assunto.

    “O valor das metas futuras não reside na imagem do futuro que se cria na mente, mas sim na mudança que elas provocam no presente.”
    Perfeita essa frase. As mudanças futuras começam agora, sem isso não haverá mudança alguma.

    “Allen enfatiza a importância de se criar o hábito da revisão semanal,… como forma de se manter o controle das coisas, e de modo que isso se torne um estilo de vida, e não uma experiência isolada.”
    Interessante, eu ainda não havia pensado nesse balanço semanal.

    Assim como a regra dos 2 minutos e o balanço semanal, com os quais mais me identifiquei, percebo que esse é um método muito voltado à prática, o que é fundamental para o sucesso.

    Qual dos dois livros você acha mais adequado para eu ler: “A arte de fazer acontecer” ou “Faça tudo acontecer”, considerando que o que procuro é um livro com o máximo possível voltado à prática, a realmente auxiliar no alcance das metas?

    Eu gostei tanto dessa parte da revisão semanal, que mais para frente farei um post no meu blog sobre o assunto, sempre citando o seu site como fonte.

    Abraços,

    • Guilherme 2 de março de 2014 at 17:21 #

      Oi Rosana, obrigado!

      Pois é, o bom dos livros do D. Allen é a capacidade dele de “amarrar” conceitos teóricos a utilizações extremamente práticas, nos dando um conjunto de ferramentas mentais bastante úteis para que consigamos produzir mais e com melhor qualidade.

      Quanto à sua dúvida, eu recomendo que você faça assim como eu fiz: começar pelo livro “Faça tudo acontecer”, o qual, embora escrito depois do “A arte”, eu achei mais bem “polido”, digamos assim, para aplicabilidade prática.

      A revisão semanal é uma dica muito boa, nos permite manter o controle dentro de uma “janela temporal” adequada para revisões de planos e metas.

      E aguardo já ansioso seu post! 😀

      Abç!

      • Rosana 3 de março de 2014 at 8:46 #

        Agradeço pela dica, Guilherme. Em breve comprarei o “Faça tudo acontecer”.
        Considero as ferramentas mentais tão importantes quanto a aplicação prática ensinada pelo D. Allen. Um complementa o outro, não é?

        Eu gosto muito das resenhas que publica aqui no Valores Reais. Fui pesquisar mais sobre o assunto, e vi que você segue o padrão certinho, achei isso bem disciplinado da sua parte.
        Como eu também leio muitos livros, estou pensando em fazer algo semelhante no meu blog, mas talvez não de forma tão estruturada quanto a sua, seria algo mais informal, uma mistura de resumo e resenha.
        No momento estou lendo “O colecionador de lágrimas”, do Augusto Cury e acho que é um dos que dariam uma bela resenha/resumo.

        Abraços!

        • Guilherme 3 de março de 2014 at 16:37 #

          Oi Rosana!

          Sim, complementam sim! :-)

          Obrigado pelas palavras. Eu procuro “vivenciar” aquilo que encontro nos livros, e considero isso uma das melhores maneiras para potenciar o enorme conteúdo e conhecimento contido nos livros, absorvendo de forma mais aguçada a aprendizagem. Um leitor me questionou isso recentemente, e sugeriu até um post sobre esse assunto – “como potencializar aquilo que se lê”- e em breve espero estar publicando por aqui.

          Gostei e desde já lhe incentivo a fazer a mistura de resumo e resenha! Com sua capacidade inata para escrita, e reflexões sempre de qualidade, tenho certeza de que será um sucesso!

          Obrigado pela dica do livro do Cury, já anotei aqui!

          Abç!

          • Rosana 4 de março de 2014 at 16:11 #

            Guilherme,

            Já aguardo ansiosa o post sobre como potencializar aquilo que se lê. Tenho absoluta certeza de que será muito útil aos leitores do Valores Reais.

            Agradeço pelos elogios, farei o meu melhor! :)

            O livro do Augusto Cury é excelente. Indico também dele, Análise da Inteligência de Cristo (os 5 volumes), O Futuro da Humanidade, O Semeador de Ideias (os 3 volumes), Nunca desista dos seus sonhos, Seja Líder de Si Mesmo.
            Para mim ele é um dos melhores escritores da atualidade, pois consegue explicar o complexo mundo interior, com seus traumas, medos e inseguranças, de forma compreensível e didática.

            Abraços!

            • Guilherme 4 de março de 2014 at 20:01 #

              Excelentes indicações Rosana, já li inclusive o Nunca Desista, concordo com suas observações!

              Abç!

Trackbacks/Pingbacks

  1. Valores Reais » As pequenas coisas, feitas de modo constante, criam maior impacto - 4 de setembro de 2010

    […] esse artigo é um oferecimento de David Allen, que, no livro Gerencie sua mente, não seu tempo, resenhado no blog, o coloca como um dos 52 princípios do código da produtividade (é o 49º, para ser mais exato). […]

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