Resenha: Gerencie sua mente, não seu tempo, de David Allen [GTD]

Uma das tarefas mais desafiadoras na sociedade atual consiste em aumentar a produtividade com os nossos limitados recursos de tempo. E a chave para conseguir êxito em nossas ações, a fim de atingir os resultados propostos, passa necessariamente pelo gerenciamento adequado de nossa mente. É aquilo que fazemos com nossa mente que define o que conseguiremos alcançar. Essa é, em síntese, a mensagem central desse livro de David Allen, que apresenta 52 princípios do código da produtividade, que resumem, numa abordagem de cunho mais filosófico, sua metodologia GTD.

David Allen é um dos autores que tiveram a maior quantidade de livros resenhados aqui no site. Já resenhamos os livros Faça tudo acontecer, e A arte de fazer acontecer. E, agora, para quem gosta da metodologia GTD, e se sente confortável com ela, explanaremos aqui o que vem a ser o conteúdo desse livro.

Informações técnicas

Título: Gerencie sua mente, não seu tempo

Autor: David Allen

Número de páginas: 198

Editora: Landscape

Preço médio: R$ 28

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Parte I: Prepare sua mente para a criatividade

O alvo dessa primeira parte é a finalização, ou seja, como completar as tarefas inacabadas. Nesses 13 primeiros capítulos (ou princípios) da obra, Allen reforça a importância de se livrar de atividades que não foram concluídas. É preciso concluí-las para que se possa avançar num novo nível de responsabilidades. Nesse sentido, a máxima produtividade consiste em fazer com que as coisas aconteçam com o mínimo de esforço possível – e muitas vezes se consegue isso simplesmente limpando a bagunça.

Uma melhor visão da realidade atual não só reduz a confusão, como também permite gerenciar melhor o fluxo de trabalho, incluindo os compromissos que precisam ser realizados para que se estabeleça qual é a próxima ação a ser realizada.

Finalizar as tarefas, no final das contas, libera energia para novos compromissos, tornando as coisas mais fáceis de serem gerenciadas. Uma das melhores maneiras de fazer isso é tirar as coisas da mente, pois, se está na mente, é provável que não esteja concluído, gerando estresse e preocupação.

Portanto, tirar as coisas da mente permite a criação de espaços para a criatividade ser exercitada.

Parte II: Foco produtivo

A área do comportamento produtivo aqui tratada é o foco. Assim, os treze princípios aqui abordados dizem respeito a como ter melhor concentração, a fim de atingir níveis mais elevados de produtividade. Allen destaca que devemos ter um novo ponto-de-vista, uma mudança de visão, para fazer algo ser mais rápido, melhor e com uso mais eficiente dos recursos. Essa frase do livro resume muito bem essa ideia (p. 71):

“Não são os acontecimentos de seu mundo que são bons ou ruins. O mundo simplesmente é desse jeito. O que faz a diferença é o modo como você se envolve nele”.

Limpar a mente concluindo as tarefas inacabadas (desafio tratado no capítulo anterior), permite clarear os objetivos. E, quanto mais claros são os objetivos, mais expansiva será a criatividade desencadeada, e, portanto, maiores as chances de realizá-los.

Para cumprir os compromissos com a máxima qualidade, é necessário ter a intenção de fazer o melhor possível em tudo que você estiver realizando. Não se trata de ser o melhor, mas sim de fazer o melhor. O valor das metas futuras não reside na imagem do futuro que se cria na mente, mas sim na mudança que elas provocam no presente. Aliás, esse princípio foi a fonte de inspiração para a elaboração de um artigo para o Dinheirama, intitulado O grande segredo de ter metas financeiras.

Parte III: Crie estruturas que funcionam

Não existe conteúdo sem forma, e forma, ou seja, estrutura, é o ponto principal dos treze princípios abordados nessa terceira parte.  Ter sistemas que funcionem, formas que deem vazão à criatividade, em suma, ser organizado, é um dos requisitos básicos para fazer as coisas acontecerem.

Allen enfatiza a importância de se criar o hábito da revisão semanal, ou seja, manter-se atualizado da captação, do processamento e da organização das informações, como forma de se manter o controle das coisas, e de modo que isso se torne um estilo de vida, e não uma experiência isolada.

Os sistemas devem ser construídos de forma que se tenha o mínimo de consciência sobre eles. Ou seja, quanto menos atenção se dispensa a eles, mais funcionais eles – os sistemas – serão. Cada um deve criar a sua própria rotina de fluxo de trabalho, pois o que se ajusta a um não necessariamente será o melhor para outro.

Uma estrutura de trabalho funcional irá, com frequência, disparar o foco e esse, por sua vez, estimulará a intenção, que, de seu turno, produzirá energia e conteúdo criativos.

Além do poder da revisão semanal, destaca-se também a função da criação de uma lista de projetos, para manter o controle relaxado na vida e no trabalho diários.

Parte IV: Relaxe e mexa-se

A área do comportamento produtivo aqui abordada é justamente a ação. Você é responsável pelos resultados que conseguiu obter, portanto, se quiser algo diferente e melhor, deve escolher novas diretrizes de ação em sua vida. Às vezes, quando se tem tudo sob o controle, a próxima ação pode consistir simplesmente em seguir a intuição. Nesse sentido, é esclarecedora essa passagem do livro (p. 158):

“Então, como podemos saber, com certeza, qual a próxima ação a realizar? Prepare-se para o pior, imagine o melhor, e atire no meio. ‘Prepare-se para o pior’ significa finalizar as tarefas inacabadas e não ficar vulnerável à autodegradação de compromissos não esclarecidos e ainda sem renegociação. ‘Imagine o melhor’ significa manter-se focado nas energias e nos resultados mais positivos possíveis. ‘Atire no meio’ significa pule”.

Como temos que lidar com tarefas em diferentes áreas de nossa vida (familiar, trabalho, diversão etc.), é preciso também ter um gerenciamento de múltiplos níveis, e saber exatamente onde nos encontramos em cada um desses níveis.

Como diz o título dessa parte do livro, com estresse não se consegue muita coisa. É necessário relaxar, para estar focado naquilo que está diante de você, e agir da maneira apropriada que o caso requer. Fizemos um estudo sobre o poder negativo de situações emocionais negativas no campo das finanças há algumas semanas, com o título Vencendo a entropia psíquica ao lidar com suas finanças.

Trata-se, em suma, de ter liberdade e poder, não só de se preparar para o melhor, mas também para o pior. As metas de longo prazo são importantes, mas para realizá-las, torna-se indispensável realizar pequenos atos no dia-a-dia que nos façam conduzir à realização daquelas metas maiores. Em outras palavras, são as pequenas coisas, feitas de modo constante, que criam o maior impacto. E isso não só nas atitudes positivas, mas também nas atitudes e comportamentos negativos, os quais, se também realizados de forma constante, têm o poder de criar consequências negativas indesejáveis.

Para realizar as atividades com resultados positivos, temos que ter um entusiasmo interno constante, e saber que às vezes é preciso dar um passo para trás se quisermos dar dois passos para frente e avançar na nossa jornada nessa vida.

Parte V – Lembre-se dos fundamentos

Essa parte contém um pequeno resumo da abordagem GTD, incluindo: as cinco fases do controle do fluxo de trabalho (coletar, processar, organizar, revisar e fazer), o diagrama do processamento e organização do fluxo de trabalho, o modelo do planejamento natural e, por fim, orientações práticas para criar e manter o hábito da revisão semanal.

Conclusão

Para saber se o livro será proveitoso ou não, você primeiro precisa se perguntar se a metodologia GTD alterou sua forma de trabalhar as coisas. Se você não gosta ou não gostou dessa abordagem de trabalho, então esse livro pouco terá de utilidade para o seu dia-a-dia.

Por outro lado, se você incorporou em seu dia-a-dia os princípios do GTD, ainda que de modo parcial, como a regra dos dois minutos, explicada no site tempos atrás,  então esse livro será um ótimo complemento para você consolidar os conceitos explanados nos dois livros anteriores, A arte de fazer acontecer e Faça tudo acontecer.

De qualquer forma, recomendo o “Gerencie sua mente, não seu tempo” apenas depois da leitura de algum dos dois livros anteriores citados, pois a metodologia GTD está explicada de forma “mais solta” na obra aqui resenhada. É melhor primeiro ter uma visão sistemática do sistema, para depois partir para a leitura desse livro.

Tendo essa estrutura como programa, a leitura dessa obra terá muito proveito.

É isso aí!

Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

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