Lançando as despesas com cartão de crédito no orçamento do mês: o meu método particular (e minoritário) de fazê-lo

O leitor Willy Fog, na caixa de comentários do artigo Por que as pessoas não gostam de fazer um orçamento doméstico, controlar as receitas e despesas?, postou uma pergunta muito interessante, e sobre cujo o tema já há algum tempo queria abordar. Agora chegou a hora. :) Disse ele:

“Eu particularmente sei exatamente onde vai cada centavo gasto, e gosto de fazer comparações também, mês/mês, ano/ano como o Jônatas falou aí em cima.

Guilherme, vou aproveitar este tópico e trocar uma idéia contigo e talvez outros bloguistas a respeito do preenchimento do gasto na planilha de gasto através do cartão de crédito.

Antigamente eu pagava tudo a vista, então sabia exatamente o quanto foi gasto em determinado item. De uns tempos para cá comecei a usar o CC e tenho dúvidas da melhor forma de preencher a planilha. Se é que existe a melhor forma.

Por exemplo, se gastei X reais em setembro em compras no supermercado, e o pagamento do CC vai ocorrer em outubro, devo anotar o valor em setembro ou outubro??

De acordo com a recomendação de alguns planejadores financeiros, deve-se anotar o valor no mês em que o valor vai ser pago, e se for pago várias parcelas, deve-se anotá-las no mês em que serão pagas no CC. E é assim que eu venho fazendo. Agora imagine se o sujeito paga metade das compras do supermercado no CC e a outra metade a vista, aí como é que fica? Deve-se anotar o valor pago a vista no mês de setembro e o valor pago no CC no mês de outubro?? Neste caso já complica se o sujeito quiser comparar gastos mês/mês. Qual a sua opinião a respeito?”

Bom, devo dizer que eu também não usava cartão de crédito. Abominava seu uso. E um dos motivos mais fortes para não usá-lo era justamente a dificuldade em controlar a despesa na planilha de orçamento, ou melhor, em lançá-la no orçamento, nos exatos termos da dúvida do leitor. Exemplo prático: eu tenho um cartão de crédito Mastercard, cuja data de vencimento é todo dia 20. Vamos supor, então, que eu tenha feito uma compra de supermercado, no valor de R$ 31,03, no dia 20.10.2010 – suponho não, essa compra realmente aconteceu. :)

Essa compra, por óbvio, só será efetivamente paga, retirando dinheiro da conta-corrente, no mês seguinte, ou seja, até o dia 20.11.2010. De qualquer forma, o gasto só será concretizado em novembro. E agora, José? Eu lanço essa despesa na planilha de despesas do mês corrente, ou seja, em outubro, ou faço o lançamento somente no dia em que ela for paga concretamente, ou seja, em novembro?

Após muitas dificuldades no início de minhas compras com cartão, eu acabei optando por lançá-las no mês em que ocorre a despesa, e não no mês em que ela será quitada. Ou seja, eu estou indo contra a recomendação de alguns, senão a maioria, dos planejadores financeiros, que dizem que a despesa deve ser anotada no mês em que o valor vai ser pago. Pois eu não sigo esse método, e isso por um motivo muito simples: ele não funciona para mim.

Para mim, o método que verdadeiramente funciona é aquele em que o registro ocorre no mês da compra. E isso por duas fortes razões.

Primeiro, eu entendo que a despesa deve ser lançada no mês em que ela é criada. Isso gera não só uma obrigação de pagar, ainda que em mês futuro, mas também impede que eu veja lacunas de compra onde não elas não existem. No exemplo hipotético acima, se eu lançasse a despesa somente no mês de pagamento, eu poderia simplesmente adiar todas as compras a partir do dia 20 de cada mês, e viveria na ilusão de que naquele mês eu não teria tido gasto algum, quando, na verdade, foram criadas diversas obrigações de pagamento, que precisam ser honradas até a data de vencimento da fatura.

O segundo motivo é que esse método de registro de despesas me permite ter um maior controle dos gastos do mês. Se cada compra aparece no extrato do cartão no dia em que ela é gerada, por quê não considerar assim também para o meu registro de gastos? Isso também me obriga a reservar dinheiro suficiente para quitar todas as compras no dia em que for realizado o pagamento. Os efetivos pagamentos só ocorrem em virtude da criação de situações de consumo. Portanto, o que eu levo em conta é o dia em que a obrigação foi gerada, e não o dia em que ela irá ser paga.

Regime de competência x regime de caixa

Eu uso algo parecido com o que a contabilidade denomina de regime de competência:

“Regime de competência (do inglês accrual-basis) é o que apropria receitas e despesas ao período de sua realização, independentemente do efetivo recebimento das receitas ou do pagamento das despesas.

Como exemplo podemos citar uma compra de mercadorias a prazo:

Se a compra ocorreu no mês de janeiro com pagamento em fevereiro, a despesa deverá constar nos registros de janeiro, embora o pagamento seja feito em fevereiro.”

É exatamente o método que eu utilizo. Comprou em outubro, mas irá pagar só em novembro? Então eu considero o pagamento realizado no registro de outubro. Esse regime difere do regime de caixa, onde:

“A despesa só é considerada Despesa Incorrida quando for paga, independente do momento que esta foi realizada. O que considera aqui é o momento que foi paga”.

Bom, eu sei que faço parte da minoria no registro de despesas, e que até esse não seria o melhor método de registro, segundo alguns planejadores financeiros, mas eu pergunto:

“E daí?”

Há algum prejuízo para meu controle de gastos? Nenhum. Muito pelo contrário, é o que mais funciona e se adapta melhor ao meu método de gerenciamento de despesas. Não existem classificações certas ou erradas, existem as que são úteis e as que não são úteis, variando conforme as pessoas, e, para mim, particularmente, a que é mais útil é essa descrita acima, e é a que adoto desde que comecei a usar o cartão de crédito.

Compras a prazo e outras situações

Nas compras a prazo, por exemplo, em seis parcelas, cada parcela será lançada no mês em que tiver que ser paga. Assim, o método de regime de competência, pelo menos no meu caso, só vale para compras realizadas em uma única parcela. No exemplo do leitor Willy, no caso em que uma compra é dividida em duas, metade no cartão, e metade em dinheiro, o lançamento de ambas é feito no mês em que é pago o produto.

Ainda, pode haver casos em que a fatura do cartão fecha no mesmo mês da compra. Por exemplo, você tem um cartão que vence todo dia 28, e faz uma compra no dia 5. Como essa compra será debitada na fatura do mês corrente, ou seja, como o mês de pagamento coincide com o mês de criação da despesa, anoto a despesa nesse mesmo mês. Havendo divergência, ou seja, mês de compra diferente do mês de quitação, vale o mês de compra, para efeitos de registro.

Bom, e como é que fica o registro de receitas do mês, com essas compras “fantasmas” (ou seja, que ainda não foram pagas, mas foram registradas)? Simples, a fim de verificar o real estado patrimonial líquido, eu subtraio dos investimentos o valor das compras “a pagar”.

Assim, por exemplo, se eu tiver R$ 1 mil na poupança, e despesas no cartão, a pagar no mês seguinte, no valor de R$ 600, eu computo um patrimônio líquido efetivo de R$ 400. É importante que sempre o patrimônio dos investimentos seja superior ao montante das compras a pagar no mês seguinte (em virtude do vencimento do cartão), a fim de que a fatura possa sempre ser quitada em seu valor integral, e, assim, evitar o bicho-papão os exorbitantes juros do rotativo do cartão de crédito.

Conclusão

Nas compras com cartão de crédito, principalmente naquelas compras em que o mês da data de vencimento não coincide com o mês da data de criação da despesa, é de vital importância ter um controle do total de gastos realizados, seja qual for o método utilizado.

Você tem que adotar aquele método que melhor se adaptar à sua forma de pensar, o que mais facilitar o seu gerenciamento financeiro pessoal, independentemente da opinião dos outros. Use aquilo que verdadeiramente funcionar para você, seja esse método o mais adotado, seja esse método o mais incomum, como é o meu caso. No controle de registro das despesas, não existem respostas certas, mas sim respostas úteis. Empregue aquele que tiver melhor utilidade para você, e siga em frente. Afinal, o dinheiro é seu, o orçamento é seu, e a forma de controlá-lo, igualmente sua. E se estiver funcionando, melhor ainda. 😀

É isso aí!

Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

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33 Responses to Lançando as despesas com cartão de crédito no orçamento do mês: o meu método particular (e minoritário) de fazê-lo

  1. Marcio Fernandes 28 de outubro de 2010 at 7:42 #

    Guilherme, acho interessante sua forma de lançamento por regime de competência, mas no meu caso eu optei por lançar nas datas de pagamento porque meu maior interesse é controlar o fluxo de caixa, no meu controle do excel eu agrupo as despesas mensalmente por grupo e comparo com uma coluna que tem o objetivo por grupo mensal “meu orçamento”, neste orçamento estão todas as despesas que ocorrerão todos os meses, inclusive provisões (1/12 de IPVA, seguro, etc.), não me preocupo de existir um delay de 1 mês entre o gasto e o pagamento, o importante é não sair do orçamento. Quanto aos financiamentos, criei um grupo de despesas de financiamentos diversos, como eu só parcelo itens caros que não constam no meu orçamento mensal aqui só entram por exemplo prestações de compra de ativos, isso me ajudou a reduzir os estouros nas contas comuns e enrigecer os controle sobre elas, para esta conta extra que criei eu dou atenção especial justamente por estar fora do orçamento, vejo se o fluxo de caixa vai comportá-las e se realmente preciso realizar estes gastos. No caso de férias, não conta com esse dinheiro no orçamento, gasto 100% com minhas férias e tento não usar dinheiro do meu orçamento para esta finalidade.

  2. Jônatas 28 de outubro de 2010 at 8:41 #

    Eu desde sempre uso o cartão de crédito e sempre anotei em minha planilha os gastos no mês da quitação dele. A fatura do cartão sempre deve ser paga à vista, sendo assim aconselho a todos colocarem como débito automático junto ao banco.
    Independente do método, voltamos ao princípio básico do controle financeiro: Suas despesas devem ser menores que suas receitas. Fazendo assim, seja qual teoria você adote, terá sucesso.

    Guilherme, mais um ótimo texto, fica com Deus.
    Abraço!

  3. Naelyan 28 de outubro de 2010 at 8:51 #

    Guilherme,

    Apesar de não termos mais realizado compras à prazo no cartão, em compensação estamos concentrando praticamente todas as compras “à vista” nele. Queremos aproveitar benefícios como os programas de relacionamento/pontos, além da fatura trazer todos os lançamentos de compras nos poupando de guardar um por um cada comprovante.
    O sistema que estamos utilizando é o lançamento no mês que iremos pagar, que para nós, é a maneira mais fácil para controlarmos.

    O seu artigo mostra que é possível controlar o orçamento de diferentes maneiras, e concordo com você: o orçamento é uma coisa bem pessoal, cada um deve encontrar a maneira que considera mais fácil para administrar.

    O mais importante de tudo, é fazer sempre!

    Abraços!

  4. Igor Leal 28 de outubro de 2010 at 9:46 #

    Olá Guilherme,

    Para variar, mais um excelente post! Na minha casa eu e minha esposa temos dificuldade em definir o melhor uso do CC, e isso se deve exatamente na dificuldade que pensamos ter no acompanhamento das despesas pagas por essa forma de pagamento.

    Utilizamos o CC para pagamentos parcelados de itens “maiores” e para compras pela internet, quando não nos é oferecido o pagamento por débito on-line.

    Gostaria de utilizar mais o CC para aproveitar mais os pontos de relacionamento que podemos ganhar, mas para isso, terei que convencer minha esposa de que é possível, sim, gerenciar e bem as despesas do CC.

    Minha opção seria a de usar a mesma lógica que você, do Regime de competência, pois acredito que se eu gasto em 28/10 R$ 30 em supermercado, esse valor deve impactar minha categoria de Compras de supermercado ainda no mês de outubro, uma vez que foi em outubro que usufrui dos itens adquiridos e os tais 30 reais fazem parte do valor que estimei para o orçamento do mês de outubro para compras de supermercado.

    Valeu pelo texto!

    Abraço

  5. José Messias Ruggieri 28 de outubro de 2010 at 10:20 #

    Oi Guilherme, muito bom texto.

    Concordo com você ao dizer que nosso orçamento deve ser realizado da melhor maneira para nós, e não da forma que os analistas dizem ser a melhor. Inclusive extendo esse pensamento para todas as áreas das finanças pessoais, principalmente com relação aos investimentos.

    Por exemplo, não é porque determinado método de investimento é o melhor para mim que será para você também. Pelo contrário, as pessoas devem criar métodos de controle de despesas, investimentos e afins que melhor atendem a eles próprios.

    Interessante seu método de lançamento de despesas de cartão de crédito, eu opto por lançar no mês do pagamento, porém aprendi outra forma de analisar a situação.

    Parabêns,

    Grande abraço.

  6. Gabriel Vaz 28 de outubro de 2010 at 11:43 #

    Guilherme,
    Não utilizo o CC, porém lendo o seu post e acompanhando seu raciocínio de utilizar o regime de competência, para obter o controle tanto no mês da compra quando no mês de pagamento do CC, não seria melhor fazer uma provisão e no mês seguinte já deixar no seu orçamento essas provisões a serem pagas, em um ítem que não irá alterar o seu fluxo de caixa?
    Ou seja, você fez uma compra no dia 20-10 com CC no valor de R$30,00. Você lança no ítem ‘provisão CC – Supermercado’ os R$30,00 e já abre um outro ítem ao lado do seu fluxo de caixa do mês de novembro um ítem ‘pagamento de provisões (CC)’ valor de R$ 30,00 para o dia 20-11.
    Pode dar mais trabalho, mais creio que seja a melhor forma de obter um controle tanto no gasto e comparação mês/mês, quanto o mês certo do pagamento.

    Parabéns pelo texto, acompanho diariamente seu blog.
    Abraço

  7. Pablo Carvalho 28 de outubro de 2010 at 14:57 #

    Olá, conheci o blog essa semana, muito bom por sinal!!! acompanharei as atualizações daqui pra frente.

    Há cerca de 3 anos registro todos meus gastos afim de mapear meu perfil, e princalmente conseguir poupar dinheiro… E há cerca de 1 ano e meio venho centralizando todas minhas compras no CC (a vista) para aproveitar os beneficios de pontos do cartao que acabam me garantindo um descontinho. Para acompanhar esses gastos eu uso um software bem simples que trabalha com registro de contas. O CC eu cadastrei como uma CONTA e nela todos os gastos no cartao sao detalhados. O pagamento do cartão funciona como uma transferencia entre a conta do banco (debito) e do CC (credito), assim consigo mapear todos os gastos e manter o fluxo controlado.

    Alem disso, consigo acompanhar quanto tenho de limite do cartao disponivel 😀

    Não sei se me fiz entender, espero que sim!

  8. Finanças Inteligentes 28 de outubro de 2010 at 15:10 #

    Olá Guilherme,

    Concordo com você e também com os outros colegas, vai depender da maneira que cada um achar melhor. Eu prefiro o regime de competência, pois gosto de ver em que mês foi gerado o gasto e assim poder gerenciar melhor as despesas. Em caso de pagamentos futuros deixo provisionado o débito, mas o importante pra mim é saber quando que foi gerado o gasto.

    Uma coisa que eu sempre quiz saber sobre cartões de crédito é se realmente compensa participar desses programas de pontuação. Penso que pode acabar motivando o nosso subconsciente a gastar mais (“vou comprar mais, para ganhar mais pontos e trocar por prêmios”), enfim talvez seria um assunto para outro artigo.

    Abraços

  9. Maria Rita 28 de outubro de 2010 at 16:15 #

    Olá Guilherme.

    Faço como você, lanço a conta no mês em que ela acontece.

    No meu controle financeiro eu separo os gastos por itens (gasolina, alimentos, etc) e quando uso o CC eu faço o lançamento do gasto (para ver em qual item gastei) e depois eu faço a saida (já que o mesmo só será quitado no mês seguinte).

    No caso do Willy, ele tbm questiona como lançar a despesa quando ele é paga uma parte a vista e outra no CC, eu faço exatamente como descrevi acima, exemplo: Comprei uma TV Led de R$ 1.999,00, sendo que paguei R$ 599,00 em dinheiro e o restante R$ 1.400,00 no cartão em 4x no cartão, então eu lanço os R$ 1.999,00 em Eletroeletronico e a saida de R$ 1.400,00 assim sei no que gastei esse mês, e nos proximos 4 meses acrescento R$ 350,00 na despesa do CC.

    Guilherme como você mesmo falou temos que fazer da maneira que fica mais facil para nós.

    Abraços

  10. Paulo Rogério 28 de outubro de 2010 at 17:00 #

    Olá Guilherme.

    Nesse caso não seria melhor pagar a vista, já que o valor está sendo debitado do patrimônio?

    Abraços e parabéns pelos textos.

  11. Carlos Santos 28 de outubro de 2010 at 17:35 #

    Eu prefiro o regime de caixa. Como faço também um orçamento futuro (em janeiro já crio o orçamento para todos os meses do ano, cada mês numa folha da planilha) e uso o método de conta corrente (saldo que passa de um mês para outro), acho que funciona melhor: essas despesas feitas no CC já ficam provisionadas (eu lanço despesa por despesa) e já sei quanto está comprometido para uso futuro. Quando preciso comprar algo, só analiso meu resumo e vejo se o orçamento comporta (costumo fazer o lançamento na planilha para simular o saldo, antes de decidir pela compra).
    Mas como disse o Guilherme, não há método certo ou errado e sim aquele método ao qual você melhor se adapta.

  12. Guilherme 28 de outubro de 2010 at 18:47 #

    Nossa, obrigado a todos pelos comentários, todos de excelente qualidade! 😀

    Sem dúvida, esse foi o artigo que gerou os comentários mais detalhados, em quase um ano e meio de blog! Fiquei muito satisfeito em ler todas as respostas, ainda mais sabendo que alguns adotam o mesmo método (regime de competência) que eu utilizo. Percebi que não estou sozinho na área. E isso é muito confortante! :)

    Paulo, seria melhor. Entretanto, o cartão de crédito tem uma função “oculta”, que diz respeito ao gerenciamento de investimentos, que explicarei em um artigo futuro. E essa função não explícita do cartão tem a ver com o “empréstimo” de um ativo que pode ser útil no melhor controle de nossas finanças. Esse artigo também irá responder à pergunta do Gabriel.

    Continuem relatando suas experiências pessoais, pois o debate aqui está muito legal. Estou aprendendo com todos.

    É isso aí!
    Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

  13. Willy Fog 28 de outubro de 2010 at 20:07 #

    Guilherme, rapaiz, esse artigo veio na hora certa, como uma luz no fim do túnel. 😛
    .
    Olha só aqui no seu blog e no blog dos demais colegas eu posso realmente conversar sobre assuntos de finanças pessoais como este, porque com as pessoas próximas a mim……….sem chance.
    .
    Eu já falei que sempre optei por pagar a vista, e recentemente comecei a usar o CC, motivado pela leitura de alguns artigos do seu blog que tratavam do benefício do uso do mesmo.
    .
    Depois que comecei a usar o CC mudei a forma com que eu anotava os gastos na minha planilha para o então denominado regime de caixa, e lhe confesso que não estou muito contente com este sistema.
    .
    Uma das dificuldades que tive foi na comparação mês/mês, exemplo compras no item supermercado, metade das compras de setembro foi a vista e a outra metade foi no CC. Então no mês de setembro fica o registro do pag a vista + o pag do CC correspondente ao mês de agosto. Sei que na hora da comparação com outros meses não tava dando muito certo. E digamos que fosse possível pagar toda a despesa do supermercado do mês de setembro no CC com o registro então feito no mês de outubro, iria trazer outro problema, pois na hora de comparar com outros meses teria sempre que pensar que o pag. do mês é o correspondente ao mês anterior.
    .
    Decidi depois de ler este seu artigo que vou experimentar o regime de competência, anotando o gasto no mês em que foi feito. Passei a data de pag. do meu CC para o dia 10, correspondendo ao período de compras feitas exatamente ao do mês anterior.
    .
    Creio que anotando o gasto no mês em que a compra foi feita, terei um controle melhor de gastos, pois consigo enxergar melhor, e eu gasto como se o pag. do CC fosse no fim do mês, me forçando assim a não gastar muito.
    .
    Agora se tratando de compras parceladas, acho que é melhor mesmo adotar o regime de caixa como você falou.
    .
    Cara só tenho a lhe agradecer por abordar este tema e aos demais leitores também pelas respostas. 😀
    .
    Abcs

  14. Guilherme 28 de outubro de 2010 at 20:45 #

    É isso aí, Willy, é muito realmente o diálogo franco com outros leitores acerca de temas que estão tão presentes em nosso dia-a-dia.

    E quanto ao regime de controle de gastos, faça o teste e depois nos conte o resultado. O importante é ter as ferramentas mais apropriadas para se adaptar à sua situação específica. Boa sorte!

    É isso aí!
    Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

  15. Jônatas 28 de outubro de 2010 at 21:00 #

    Amigos,

    A Internet é uma ferramenta que proporciona isto, a troca de informações de qualidade e de fontes sem interesse na venda de algo, informação real, pessoal é claro, mas verdadeira.

    O VR é excelente, o melhor site/blog que conheço. O Guilherme é fantástico, uma produtividade que impressiona, e olha que eu me julgo produtivo, mas comparado ao Gui, nossa.

    Abraço a todos e obrigado pela rica e madura discussão.

  16. Willy Fog 28 de outubro de 2010 at 21:32 #

    Sim sim vou experimentar esta nova metodologia e daqui a algum tempo conto como foi.
    .
    E só relembrando, não existe o melhor método, existe o melhor método para você. 😛
    .
    A tia net realmente é fantástica, eu só tenho a agradecer por viver na era da informação.
    .
    Abcs

  17. Rafael 28 de outubro de 2010 at 23:56 #

    Olá Guilherme,

    Tinha tempo que não passava pelo blog e postava um comentário, mas fico feliz em saber que ele mantém a qualidade e sempre surgem ótimos textos. Acho que quando começamos a nossa educação financeira procuramos uma planilha pronta, um método pronto…enfim a formula mágica.

    Mas com o tempo descobrimos que a planilha milagrosa não existe pronta, mas nós a fazemos com o tempo e conhecimento adquirido ao longo do tempo. E os métodos que fui aprendendo fui tentando adequar a minha realidade e nessa jornada longa o blog tem me ajudado bastante.

    Enfim, gostaria de te parabenizar pelo blog e pelo trabalho que tem feito ao longo desse tempo.

    Uma última pergunta: Não era hotmar? rs Acho que fiquei longe por muito tempo!

    Abraço,
    Rafael

  18. Evertonric 29 de outubro de 2010 at 6:51 #

    Caraca meu, fiquei dois dias sem ler o blog VR, e vejo que perdi muito, por motivos de trabalho, eu estava realmente “busy”, adoro as discuções aqui nos comentarios e claro, mais ainda os posts do Guilherme, concordo plenamente com o amigo Jônatas, no comentario #15, que diz sobre a produtividade de Guilherme, resumindo eu adoro tudo isso…
    Abraços

  19. Guilherme 29 de outubro de 2010 at 20:06 #

    Obrigado pelas palavras, Jônatas, Willy, Rafael e Everton!

    Rafael, era o nickname…rs

    É isso aí!
    Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

  20. Rogério 16 de março de 2011 at 23:31 #

    Uso CC somente por causa dos pontos. Dessa forma, sempre que o uso já possuo o dinheiro reservado, de modo que considero a despesa no mês da compra.

  21. Guilherme 22 de março de 2011 at 12:56 #

    Legal Rogério!

  22. Matozinhoz 21 de julho de 2011 at 11:02 #

    Existem varias formas de fazer o orçamento, cada um tem o seu, mas acho que lançar a despesa no acontecimento e não no pagto pode gerar confusão.

  23. Guilherme 21 de julho de 2011 at 12:23 #

    Matozinho, olá!

    Sim, o que vc falou está correto, pode gerar confusão, mas somente se a pessoa não adotar critérios uniformes de anotação, como disse o Marcos Silvestre na BandNews uma vez. O importante, no final das contas, é adotar determinado critério, e segui-lo com rigor.

    Eu sigo o regime de competência desde que comecei a anotar meus gastos, em janeiro de 2006, e, durante esses mais de 60 meses, sempre consegui manter um controle disciplinado dos gastos com base nele. 😉

    É isso aí!
    Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

  24. Fernando H Rosa 21 de julho de 2011 at 21:29 #

    Parabéns pelo post de excelente conteúdo Guilherme.

    Vou entrar na discussão colocando minha experiência pessoal. Eu tenho um controle completo de todas as minhas despesas (até o último centavo), e ao longo dos anos, fui ajustando meu sistema para levar em conta as particularidades de compra a vista/prazo, parcelado no cartão, empréstimos com parcela fixa, empréstimos com parcela variável, contas e cartões no exterior, etc. Com muito trabalho e ajustes, cheguei em um sistema que me dá uma flexibilidade muito grande, ao mesmo tempo que me permite trabalhar com orçamentos mensais/anuais e geração de relatórios de gastos/vs orçados ao longo do tempo.

    A minha solução se baseia em um método misto: registro tanto a competência QUANTO o caixa da despesa que estou realizando. Trabalho com uma planilha ‘master’ em Excel para controle de caixa (com várias ‘sub-planilhas’, 25 sub-planilhas atualmente) e planilhas auxiliares para geração de relatórios de caixa/competência, estimação e previsão de fluxo de caixa, consolidação para fechamento mensal/anual, planilhas de controles orçamentários e investimentos (hoje em dia são um total de 29 planilhas em produção fora a ‘master’).

    As três principais sub-planilhas dentro da master são três:

    1) receitas
    2) despesas a vista
    3) despesas parceladas

    Na planilha de despesas a vista, tenho 14 campos (colunas) a serem preenchidas para cada transação:
    A. (Esse campo é automático, uso como flag para identificar despesas provisionadas/estimadas ou ambas, usando uma combinação binária de cores)
    B. Data de realização da despesa (regime competência): aqui é simplesmente a data que a despesa foi efetuada.
    C. Mês-ano caixa: aqui é o mês quando o dinheiro vai ter que sair da conta para pagar a despesa (regime caixa).
    D. Descrição: campo texto descrevendo a despesa
    E. Conta contábil e F. Sub-conta contábil: aqui eu seleciono via drop-down uma conta contábil para alocar a despesa e a respectiva conta. Recentemente revi todo meu plano de contas para se ajustas a minha realidade atual (sendo flexível o bastante para voltar até 2007, que foi quando comecei a primeira versão da planilha master). Para o caso de uma compra em supermercado, se encaixaria na conta Mercado, sub-conta Geral. Se fosse um mercadinho/vendinha, seria conta Mercado, sub-conta Mercadinho.
    G. Valor: valor em reais da despesa (se for em moeda estrangeira porém a cotação não foi fechada ainda, entram os campos de provisionamento/estimação de despesas)
    H. Conta onde será efetivada a despesa. Aqui eu tomo uma liberdade de só criar contas individuais para meus cartões de crédito. Se for uma compra no débito ou em dinheiro, cai tudo em uma conta geral só chamada ‘Caixa’. Se for um cartão de crédito, o número da conta será composto pelos 4 últimos dígitos do cartão. Um vlookup já puxa de outra planilha o nome do cartão e o banco ao qual ele está associado.
    I. e J. campos de provisionamento e estimação: se uma despesa está prevista para ocorrer, terá um flag 1 em provisão. Se a despesa está prevista porém não sei o valor exato (e não quero lançar em um orçamento), marco uma flag 1 para estimação. Por fim, há despesas que já foram realizadas porém eu não tenho o valor exato ainda (exemplo: compras em moeda estrangeira, ou se eu perdi o comprovante da compra no cartão, e preciso esperar o valor aparecer no internet banking para lançá-lo).
    K. campo de orçamento: esse campo identifica se essa é uma despesa que estava orçada na minha planilha de orçamento mensal e se sim, em qual orçamento. Para uma compra de mercado, realizada em 21/07, eu poderia lançar no orçamento de Mercado Geral de Julho de 2011, preenchendo essa coluna como 201107.
    L. Observação: campo para observações
    M. Não pontuar: para identificar despesas que não vão ser pontuadas no programa de fidelidade do cartão de crédito. Por padrão a planilha puxa de uma outra sub-planilha qual o multiplicador de pontos do cartão que estou utilizando para efetuar a despesa, e preenche para mim com a pontuação padrão.
    N: Responsável pela despesa: identifica quem será o responsável pela despesa. Em geral vai ser eu, mas posso utilizar para efetuar rateios de gastos realizados por mim mas que na verdade são de responsabilidade de terceiros.
    O: Lcto: campo somente utilizado caso Responsável != Eu. Nesse caso, esse campo vale 1 se a despesa já foi devidamente repassada para o terceiro. Para Responsável = Eu será sempre 0.

    A planilha de receitas é bem parecida, com uma simplificação em termos de competẽncia/caixa. Considero minhas receitas como competẽncia e caixa sempre casando. Ou seja, tudo que recebo de 1/07 até 31/07 é caixa E competência de julho.

    Já a planilha de despesas parceladas, tem estrutura um pouco diferenciada para acomodar diversos tipos de transação parceladas. Respondendo à pergunta que originou seu post, eu lanço nessa planilha os seguintes campos:

    A. Data da compra (competẽncia)
    B. Descrição
    C. Conta D. Sub-conta E. Responsável
    F. Orçamento (preenchimentos muito parecidos com o descrito acima para a planilha de despesas a vista)
    E aqui vem a diferença dessa planilha:
    G. Mẽs caixa onde começa a vencer a primeira parcela
    H. Número de parcelas em que a compra foi feita

    A partir dessas informações fórmulas em Excel calculam (baseado no mẽs corrente), qual será o número de parcelas restantes, se o parcelamento está ativo ou não, se deverá ser rateado para um terceiro e/ou abatido de um planejamento orçamentário ou não.

    Acho que estou me estendendo de mais, se tiverem interesse em mais detalhes me avisem que posso escrever um post com mais detalhes no meu blog.

    Basicamente esse sistema me permite ter um acompanhamento fino e analítico (ou macro e sintético) de todas as despesas, seja em caixa ou competência, assim como acompanhar rentabilidade de investimentos e retorno de programas de fidelidade com os cartões de crédito.

    Para avaliar se um cartão de crédito está compensando em termos de anuidade/tarifas, por exemplo, basta eu filtrar todas as transações realizadas nesse cartão dentro das contas contábeis de Banco (Taxa , Anuidade, Manutenção, Tarifa de Renovação de programa de fidelidade ou resgate de pontos), versus todos os pontos (milhas) acumuladas para esse cartão no período.

    Tenho também várias planilhas de controle cruzado de transações, que me permitem conferir o valor da fatura de cada cartão de crédito com o que está previsto na planilha. Com o fechamento de cada cartão consolido e ajusto valores (as vezes acontece de eu lançar uma despesa em um cartão diferente de onde ela foi realizada, ou talvez lançar duas vezes a mesma despesa, ou talvez o banco cobrar ou deixar de cobrar algum valor na minha fatura). Tudo isso fica registrado e aponta uma flag vermelha para mim caso um cartão de crédito que já havia sido consolidado passe a ter valores conflitantes.

    Não obstante as consolidações de todos os cartões de crédito (que ocorrem cada vez que fecha uma fatura) , todo mês faço um processo de fechamento e consolidação caixa/competência/controle, no qual alimento uma planilha com minha posição financeira ao final do mês (inclusive saldo em espécie na carteira, até os centavos, e saldo de todas as contas bancárias) comparada com o que prediz minha planilha. Sempre dá uma pequena disparidade, mas nunca mais do que R$ 1 a cada R$ 20 mil.

  25. Fernando H Rosa 21 de julho de 2011 at 21:45 #

    Uma vantagem de ter um sistema tão completo e flexível é que você passa a pegar ‘erros’ nos sistemas dos bancos. Os sistemas que fazem as distribuições de compras parceladas em cartão de crédito são incrivelmente falhos para quase todos os bancos. Em geral foram implementados depois do sistema original de ciclagem dos cartões como um remendo, e isso se reflete em erros constantes na alocação dessas despesas.

    Comigo é bem comum acontecer de despesas parceladas que deveriam ser cobradas em um mês x, só serem cobradas em x+1, x+2, x+3. Esse mês mesmo meu Mastercard do BB esqueceu de cobrar 4 compras parceladas. Anteriormente eu me dava ao trabalho de reclamar com o banco, hoje em dia espero que eventualmente eles se dão conta do erro e cobram pra frente na minha fatura (e eu ganho alguns meses rolando o dinheiro).

    • Fernando 4 de janeiro de 2013 at 20:33 #

      Também percebi isso no meu cartão Smiles BB. A propósito, continuo aguardando suas atualizações do http://www.fernandohrosa.com.br. Suas considerações sobre o uso dos cartões de crédito para obtenção de pontos/milhas me foram muito úteis, principalmente porque eu trabalhava com dois, tanto de bancos como de administradoras diferentes. Obrigado, Fernando H. Rosa.

  26. Guilherme 22 de julho de 2011 at 8:14 #

    Fernando, excelente sistema de contabilização de despesas! Acredito que seja o mais completo que já li, pelo rigor metodológico com que você as monitora. Ele permite, inclusive, verificar inconsistências nos sistemas dos bancos, como é esse caso das compras parceladas.

    Agradeço sua participação nesse tópico!

    É isso aí!
    Um grande abraço, e que Deus os abençoe!

  27. Emerson 3 de janeiro de 2013 at 21:29 #

    Fernando parabéns pela confecção, aparentemente ótimo sistema, é possível me enviar essa ferramenta? Agradeço antecipadamente

  28. Emerson 3 de janeiro de 2013 at 21:31 #

    segue meu email: emerson.o.silva@hotmail.com

  29. Cristiane 28 de maio de 2014 at 10:49 #

    Bom dia, vi todas as explicações, eu controlo as despesas assim: Criei uma coluna de mês de competência e outra para caixa (qdo vou pagar), acontece que muitas vezes não efetuamos o vlr integral da fatura, ex.: 3000,00 e paguei 1000,00, como faço? Na competência lanço tudo, mas no caixa lanço os 1000,00 e excluo as compras que fiz no mês?

    • Guilherme 28 de maio de 2014 at 12:55 #

      Olá Cristiane, sim, esse seria o caso.

      Contudo, recomendo você começar a pagar o valor da fatura integral, e não apenas parcial, para evitar o pagamento dos juros do crédito rotativo do cartão, que são altos demais.

      Abç!

  30. cassio 17 de julho de 2016 at 22:43 #

    Bom texto! Boas ideias! Tinha muita dúvida a respeito de como administrar as despesas no CC. Decidi pelo registro como no regime de caixa. Acho de melhor controle

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