Como eu resolvi definitivamente o problema dos emails

Um dos maiores obstáculos à produtividade das pessoas, no mundo atual, é, sem dúvida, o email.

Não o email em si, obviamente, mas a forma de gerenciamento das mensagens em sua caixa de entrada. Há, literalmente, milhões de pessoas no mundo inteiro que não conseguem administrar de forma eficiente e produtiva os emails que recebem em sua caixa de entrada.

O problema: email a toda hora, a todo instante. De manhã, de tarde, e de noite.

Dizendo isso em outros termos: as pessoas simplesmente deixam uma aba aberta no Firefox, Chrome, Safari ou Explorer, e, assim que recebem um email vindo de uma fonte qualquer, são notificadas, seja por meio de um alarme na barra de tarefas do computador, seja por meio de um aviso na tela do smartphone ou tablet. E, dessa forma, interrompem aquilo que estavam fazendo, de modo concentrado e focado, para verificar qual é, afinal de contas, a mensagem que apareceu.

Menos email mais produtividade

O problema reside justamente nessa interrupção da atividade que estava fazendo, pois é nesse momento que se quebra todo o poder de concentração e foco que estava se formando sobre a atividade que realmente importava: o seu trabalho, o seu projeto, o seu estudo. Interrompe-se uma atividade importante, e às vezes urgente, para dar atenção a uma atividade não importante, e, na maioria das vezes, não urgente. Contraditório e contraproducente isso, não?

Com isso, perdem-se preciosos minutos para retomar o foco naquilo que era importante, ou seja, a atividade que você estava desenvolvendo, e que era, de fato, mais significativo do que aquela oferta do site de compras coletivas que tinha acabado de aparecer em sua caixa de entrada…

Imagine você receber, em média, 27 emails ao longo de um dia inteiro de trabalho, entre as 9 e às 17 horas. Isso significa nada mais nada menos do que 27 interrupções, 27 quebras de concentração e foco, 27 situações que certamente mais atrapalharão do que ajudarão no cumprimento de suas metas em menos tempo. Supondo que, entre a leitura do email e a retomada da concentração no ponto em que você estava (sim, porque se gasta um tempo até você retomar o ritmo de concentração em que você se achava) se levem pelo menos 6 minutos, isso significa uma perda diária de impressionantes 162 minutos, ou 2h42min. Só pelo fato de inexistir um método eficiente de gerenciamento de emails.

Há outras pessoas ainda que fazem do email sua primeira atividade do dia. Ou seja, a primeira coisa que fazem ao acordar é verificar quem mandou email para elas.

Isso é, na minha opinião, uma coisa errada, pois as suas prioridades do dia acabam sendo a prioridade de outras pessoas. Em outros termos, sua agenda acaba sendo controlada por terceiros, e não por você. Aí, ao invés de trabalhar no começo do dia com os projetos que serão mais úteis para sua rotina profissional, você acaba trabalhando em função das prioridades de outras pessoas, relegando a segundo plano aquilo que era importante para você.

Outro erro bastante comum consiste em as pessoas verificarem sua caixa de emails imediatamente antes de dormir, seja no celular, seja no tablet. Isso é um problema na medida em que você acaba levando preocupações para a cama, o que terá repercussões práticas amplamente negativas sobre a qualidade de seu sono.

Com efeito, você terá mais dificuldades para dormir, uma vez que ficará “matutando na cabeça” como fará para resolver, por exemplo, o problema que um colega de trabalho lhe relatou por email, e isso, sem dúvida, fará com que a qualidade de seu sono caia, pois você demorará mais para cair no sono, e provavelmente acordará cansado, pensando no que fazer para resolver o problema que você soube na noite anterior. Você já começa o dia não para resolver suas prioridades, mas sim para resolver as prioridades de terceiros.

A solução: estabeleça horários específicos para a leitura de emails. E execute-os.

Eu tinha todos os problemas relatados acima. Eu gostava de checar a caixa de entrada logo nos primeiros minutos da manhã. Sim, eu também gostava de ler no computador, antes de dormir, se tinha alguma mensagem nova. E, sim, eu tinha um ícone na barra de tarefas que piscava assim que surgia algum email novo.

Mas eu sentia que, com toda essa preocupação desnecessária com os emails, eu estava pagando um alto preço em termos de produtividade, foco e atenção, pois eu demorava muito mais para terminar os projetos em que eu me dedicava.

Além da evidente perda de tempo, eu também estava gastando mais energia mental, na medida em que ficava alternando entre a atividade que eu estava realizando no momento, e a caixa de entrada. Ou seja, eu ficava mais cansado também. Fora o estresse de saber, muito frequentemente, que o email que eu havia acabado de ler poderia ser lido (e respondido, quando fosse o caso), depois, sem tanta urgência (urgência essa que, na verdade, eu acabava criando).

Diante de tantos problemas para poucos resultados práticos, eu resolvi adotar um método simples, fácil e extremamente prático para acabar com os problemas de gerenciamento de emails.

E esse método, criado há sete ou oito anos e que eu ainda utilizo nos dias de hoje, é muito, muito simples: eu passei a verificar a caixa de emails somente duas vezes por dia, uma no começo da tarde, geralmente depois do almoço, e outra no final da tarde, por volta das 18 horas.

Ou seja, estabeleci horários específicos para a leitura de emails. Não só os estabeleci, mas também os executei. Disciplinadamente.

Pronto. Estava resolvido o meu problema de falta de foco e concentração, ao mesmo tempo em que passei a ser mais eficiente no gerenciamento dos emails.

Quando você “agrupa” tarefas que antes eram “fragmentadas” no tempo, como ler um email a cada vez, você ganha mais foco não apenas sobre o trabalho ou estudo (que deixou de ser interrompido constantemente), mas também sobre os próprios emails, permitindo-lhe administrar e responder de modo mais eficaz, e em menos tempo, as mensagens que surgem na caixa de entrada, pois você já se impõe a autodisciplina de fazer somente aquela atividade (gerenciamento de emails) naquele específico período de tempo, pré-determinado por você mesmo.

Além disso, existem duas outras vantagens nítidas nesse meu sistema pessoal de gerenciamento de emails.

A primeira é que eu libero o período da manhã para as atividades que são as minhas prioridades. Ou seja, eu faço aquilo que é importante para mim, dentro do meu contexto, e visando a meus resultados específicos. A minha agenda acaba sendo, de fato, a agenda de minhas prioridades, e não a prioridade de outras pessoas, que ocorreria caso, por exemplo, eu resolvesse adotar a prática de ler os emails logo no início da parte da manhã.

A segunda vantagem é que, como a última checada nos emails ocorre no final da tarde, eu libero a noite de preocupações de terceiros, podendo descansar minha mente de um modo bem mais efetivo nessa parte do dia em que, geralmente, tendemos a estar mais cansados, não só do ponto de vista mental, mas também físico. Além disso, eu garanto uma noite de sono mais tranquila e revigorante, livre de preocupações de terceiros que poderiam interferir negativamente na qualidade de meu sono.

Para tornar mais eficiente ainda esse método de gerenciamento pessoal de emails, eu passei a restringir ainda mais a checagem de emails nos finais de semana e feriados: nesses períodos, eu normalmente faço a verificação da caixa de entrada somente uma vez por dia, ou simplesmente “pulo” tais dias.

Conclusão: Autodisciplina + Hábito = Produtividade.

Nessa receita de bolo de “gerenciamento eficaz de emails”, penso que tudo se resume a dois ingredientes básicos: autodisciplina e hábito.

A autodisciplina é fundamental, porque ninguém poderá fazer isso por você. E não há ninguém mais interessado em resolver seus problemas de administração da caixa de entrada do que você mesmo. Lidar com os emails é, ao contrário de muitas outras atividades, um ato personalíssimo, que só pode ser praticado por você “em pessoa”: ele não pode ser delegado. A responsabilidade é exclusivamente sua, e só depende de você conseguir aquilo que almeja, que é ter mais tempo e ter mais foco para o que realmente importa.

E, uma vez desenvolvida a autodisciplina, com ela vem a formação do hábito, de um hábito bom e muito saudável, que é a de você separar períodos específicos de sua rotina diária para o gerenciamento dos emails. Experimente concentrar em determinados horários do dia a prática de verificação da caixa de entrada. Com isso, você também terá ganhos em termos psicológicos, pois isso diminuirá sua ansiedade e aumentará sua capacidade de controle sobre a gratificação imediata, que é o que buscamos, seja quando verificamos a caixa de emails, seja quando verificamos nossa conta no Twitter, Facebook ou WhatsApp.

Ou seja, você estará dominando seus próprios impulsos, garantindo, assim, um maior domínio sobre suas emoções, particularmente aquelas ligadas à obtenção dos desejos de curto prazo.

Por fim, ao controlar melhor seus hábitos de gerenciamento de emails, você estará ganhando produtividade, pois poderá cumprir suas metas pessoais e profissionais, realizando-as com um tempo de qualidade, com um tempo isento de distrações provocadas por desejos ansiosos de gratificação imediata, de saber se há mensagens novas na caixa de entrada.

Isso lhe poupará tempo, ao mesmo tempo em que lhe agregará foco, concentração e energia mental para as atividades que realmente merecem sua atenção.

E você, que técnica utiliza para melhor gerenciar sua caixa de emails!? Deixe um comentário e participe das discussões!

Créditos da imagem: Free Digital Photos

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11 Responses to Como eu resolvi definitivamente o problema dos emails

  1. Felipe 14 de abril de 2014 at 13:44 #

    Muito bom a abordagem do tema.
    Pude perceber que você é uma pessoa que busca comstantemente sua melhora e também o autoconhecimento.
    Muitas pessoas podem nem perceber que perdem um baita tempo verificando emails sem necessidade e desnecessariamente.
    Muita gente vai até perceber que na verdade, o maior prejuízo, é justamente a quebra do estado de fluidez do pensamento anterior, da produtividade propriamente dita, do que realmente estava valendo a pena se dedicar.
    Sob seu ponto de vista, ganha-se muito, também, em educar-se, em disciplinar-se, o que é sim um hábito e hábitos são treinos, exercícios diários. Libera-se mais espaço na mente e você aprende a ter foco no momento presente, o que melhora resultados.
    Um grande abraço e que as discussões comecem.

    • Guilherme 14 de abril de 2014 at 13:56 #

      Olá Felipe, faço minhas suas palavras!

      “…ganha-se muito, também, em educar-se, em disciplinar-se, o que é sim um hábito e hábitos são treinos, exercícios diários. Libera-se mais espaço na mente e você aprende a ter foco no momento presente, o que melhora resultados.” Perfeito!

      Com treinamento adequado, é possível se auto educar e conseguir excelentes resultados. Pessoas assim geralmente são autodidatas e buscam se aperfeiçoar cada vez mais.

      Abç!

  2. guilherme 14 de abril de 2014 at 23:36 #

    Caro, Guilherme, pequenos detalhes que fazem uma enorme diferença. Também tenho esse habito, com uma pequena diferença, quando encerro minha agenda no período da manhã. Mas uma vez parabéns, xará

    • Guilherme 16 de abril de 2014 at 9:24 #

      Valeu, Guilherme, pelo comentário positivo!

      É bem isso mesmo: pequenos detalhes, agregados num contexto, resultam em enormes ganhos de produtividade.

      Abç

  3. Rosana 15 de abril de 2014 at 17:37 #

    Muito bom seu post, Guilherme! 🙂

    Eu acho que programas como o Outlook, que mostram quando uma nova mensagem chegou, tentam facilitar as coisas, mas ao mesmo tempo quebram o foco e concentração.
    Para quem trabalha com computador, talvez a melhor hora de checar os e-mails seja de manhã, pois pode haver algo complicado a ser resolvido no dia.
    Para quem não trabalha, a melhor coisa é ver e-mails conforme a necessidade.

    Em relação aos e-mails pessoais, eu costumo ver também de acordo com a necessidade. Por exemplo, se estou esperando uma resposta importante ou se devo responder algo, abrirei o e-mail. Caso contrário, não vejo tanto motivo para isso, embora já tenha passado por esse problema de querer ver e-mails sempre. Mas com o tempo a gente aprende que tudo é uma questão de equilíbrio, perseverança e vontade de mudar.
    Hoje não tenho essa necessidade de estar conectada diariamente, tanto que nas minhas folgas, só se for mesmo necessário, eu ligo o computador. Caso contrário, não. Prefiro aproveitar meu tempo com outras coisas mais simples que me fazem bem e que, no meu caso, não tem relação com tecnologia, como ler um livro, brincar com meus cães, organizar a horta etc.

    Abraços!

    • Guilherme 16 de abril de 2014 at 9:28 #

      Oi Rosana, você abordou um ponto muito importante: necessidade.

      Para quem utiliza o email como uma atividade-fim, isto é, como ferramenta intrínseca de seu tipo de trabalho, é a necessidade quem acaba ditando o ritmo de checada da caixa de entrada.

      Isso ocorre, p.ex., com pessoas que trabalham na comunicação social, em que estar em contato constante com outras pessoas passa a ser uma necessidade quase que permanente.

      Por outro lado, para aqueles que utilizam o email apenas como uma atividade-meio, acessória, complementar, às suas principais funções, a necessidade é menor, e elas podem estabelecer um ritmo mais pré-definido e agendas mais controladas no uso do email.

      Tanto num caso quanto no outro, equilíbrio e perseverança são os pontos-chave, como você bem definiu.

      Abç!

  4. Mateus 15 de abril de 2014 at 17:59 #

    Parabéns pelo texto, muito bom.

    Hoje em dia a tecnologia, que veio para nos facilitar e agilizar a vida, deve ter seu uso muito bem planejado para que não se torne empecilhos e distrações às nossas atividades principais.

    Conforme mencionado, e-mails, mensagens instantâneas e tudo o que um celular ou tablet pode trazer de distração devem ser programados para não nos interromper a todo e qualquer momento.

    Abraço.

    • Guilherme 16 de abril de 2014 at 9:29 #

      Olá Mateus, obrigado.

      Concordo, a tecnologia tanto pode ser uma fonte de produtividade, como uma fonte de distrações. Cabe a nós nos educarmos para definirmos que tipo de utilidade ela irá ter em nossas vidas.

      Abç

  5. Nailze 16 de abril de 2014 at 6:51 #

    Estou muito grata a você! Hoje vou começar a mudança. Voce tem uma ótima capacidade argumentativa.
    abraço!

    • Guilherme 16 de abril de 2014 at 9:30 #

      Valeu, Nailze, e sucesso em sua nova rotina!

      Abç!

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